El interés de la TGS, son las características y parámetros que
establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se
visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como
colectivamente.
Desde un punto de vista histórico,
se verifica que:
-La teoría de la administración
científica usó el concepto de
sistema hombre-máquina, pero se
limitó al nivel de trabajo fabril.
-La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque
hombre-máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de
criterios y técnicas gerenciales.
-La teoría estructuralista concibe la empresa como
un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno
informal dentro de un sistema total integrado.
-La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve
como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa
toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan
al comportamiento organizacional.
-Después de la segunda guerra
mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la
investigación operacional, para la
resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables.
-La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para
situaciones típicas de prestación de servicios,
en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para
una esperada afluencia de clientes.
Las teorías tradicionales han
visto la
organización humana como un sistema
cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.
El enfoque antiguo fue débil, ya
que 1) trató con pocas de las variables significantes de la situación total y
2) muchas veces se ha sustentado con variables impropias.
El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella. El análisis de
las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que
son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos
sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas
abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite reconceptuar los
fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la
mayoría de las veces de naturaleza completamente
diferente.
Características
de los sistemas
Sistema es un todo organizado y
complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo
complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o
fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un
conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos
conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
-Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos
propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
-Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del
sistema, con probabilidad producirá
cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el
sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se
derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
-Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a
desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la
aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la
entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De
aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de
ordenación del sistema.
-Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas
tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno
frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser
entendida como un sistema o subsistema o un súper sistema, dependiendo del
enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y
relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número
de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
En cuanto a su constitución,
pueden ser físicos o abstractos:
-Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos,
maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
-Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.
Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden
cerrados o abiertos:
-Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No
reciben ningún recurso externo
y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas
cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo
comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño
intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los
sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se
combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable,
como las máquinas.
-Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a
través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son
adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de
elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La
adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS
El sistema se caracteriza por
ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por
sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un
componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas
son:
-Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la
energía para la operación del sistema.
-Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se
reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son
las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los
resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los
subsistemas con intermedios.
-Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que
produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o
resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran
los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
-Retroacción o retroalimentación o retroinformación
(feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida
con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel
estándar o criterio.
-Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema.
Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las
procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su
capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del
ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema,
también puede ser una amenaza.
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